La dematerializzazione dei documenti aziendali sta prendendo sempre più piede, grazie a una serie di operazioni attuate per snellire i processi e ridurre sia i consumi energetici che lo spreco della carta.
Un Software di fatturazione elettronica come quello di Savino Solution permette di gestire i documenti digitali, di avere chiari i flussi di lavoro e garantisce policy e accessi differenti in base alle competenze di ogni impiegato aziendale. Un software di questo tipo è un vero “generatore di processi” che rispetta le normative di archiviazione e tutto il processo di digitalizzazione dei documenti.
Quali sono le conseguenze della violazione delle normative sulla gestione documentale
Il mancato rispetto delle normative in merito alla gestione dei documenti può portare a una sanzione amministrativa o alla contestazione di reati civili o penali, destinati a diventare un incubo infinito. Per questo motivo è importante adottare soluzioni che rispettino le norme dei processi di produzione e archiviazione dei documenti.
Un software progettato per allontanare l’azienda da spiacevoli raccomandate, inviate dagli enti statali, per evitare notti insonni, sperpero di denaro, e per essere il miglior investimento da fare per assicurarsi l’aiuto necessario in fatto di digitalizzazione e dematerializzazione.
Quando è importante utilizzare un software per la dematerializzazione dei documenti
Se i processi aziendali prevedono la produzione di documenti cartacei e se non c’è abbastanza controllo in tale fase, il rischio è di incorrere nell’errata gestione del materiale digitale, in tal caso diventa assolutamente necessario l’utilizzo di una piattaforma studiata appositamente.
L’utilizzo di un simile strumento rende i processi sicuramente più agili, veloci ed efficienti, favorendo un notevole risparmio di tempo e soldi, che come una catena di montaggio invisibile lavora mentre il personale aziendale si occupa di ottenere buoni risultati per l’azienda.
Non basta comprare un tablet per eseguire la firma grafometrica e non incorrere in una sanzione penale per un procedimento non a norma; come non basta acquistare un software di fatturazione elettronica se migliaia di fatture vengono firmate con la chiavetta USB (Token) invece di utilizzare un HSM, che garantisce la sottoscrizione dei documenti.
Le sanzioni penali sono previste anche se alla gestione dei documenti informatici non viene applicato un processo di autenticità, integrità e non modificabilità delle informazioni, perciò è fondamentale avere un processo che rispetti le norme e che sia parte integrante di un’azienda.
Caratteristiche di un software di digitalizzazione dei documenti
Tecnicamente un software di questo tipo viene definito “repository documentale”, orientato alla digitalizzazione dei documenti appositamente archiviati, mediante processi sviluppati da moduli ed estensioni per essere efficienti e integrabili anche con sistemi informatici esterni.
La gestione digitale centralizzata dei documenti deve seguire tutte le fasi del flusso di realizzazione, di distribuzione e di competenze assegnate a ogni referente aziendale, cosicché ogni reparto, sede o filiale, sia efficientemente sincronizzato e organizzato all’interno di un sistema documentale calibrato sulle caratteristiche aziendali.
Come viene organizzato il lavoro con un programma per la digitalizzazione dei documenti
L’utilizzo di metadati favorisce la gestione dei documenti, permettendo la facile ricerca e classificazione del materiale, del quale è possibile tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei processi. Infatti, in maniera automatica vengono registrate tutte le modifiche attuate per ogni documento, sollevando gli impiegati da questo incarico.
Il programma di digitalizzazione automatizza la procedura di registrazione del workflow e allo stesso tempo garantisce precisione e neutralità dell’elaborazione, sia in termini di qualità del prodotto, che di scelta delle procedure da adottare. La sicurezza è un grande vantaggio, in tal senso, perché non si rischia di incorrere nell’errore umano né in potenziali casi fraudolenti.
