Ogni tipo di azienda o ente ha le necessità di identificare e di controllare gli accessi dei lavoratori e dei dipendenti. Avere sempre la certezza su chi è presente e chi è assente, quante sono le ore e i giorni lavorati e quali i motivi delle assenze è sinonimo di una efficiente organizzazione aziendale, che si riverbera anche sulla vita contabile ed economica della società. Per questo ogni azienda, grande o piccola che sia, ha bisogno di munirsi di un sistema di rilevazione delle presenze dipendenti che sia davvero efficace, che sia adatto rispetto alle sue dimensioni, che controlli le ore lavorate e che permetta di tenere sotto controllo in maniera efficiente tutta la vita aziendale.
Dotarsi di un sistema efficiente di rilevazione delle presenze dipendenti significa poter certificare in modo sicuro quali sono gli orari di ingresso ed uscita dei lavoratori, controllare il rispetto della presenza sul lavoro e degli orari nonché dei turni, consentire anche di poter richiedere permessi, variazioni, ferie, e via dicendo.
In questo modo, si ha a disposizione un complesso di dati che riguarda le presenze dei dipendenti in azienda, ai fini della retribuzione e non solo. Ma come funziona un sistema di rilevazione delle presenze dipendenti? La risposta corretta è che ad oggi esistono diversi sistemi di rilevazione delle presenze dipendenti di diverso tipo, che permettono di adattarsi alle necessità dell’azienda ed alle sue peculiarità.
Rilievo delle presenze: ecco come avviene
Di conseguenza, si può passare da un sistema di rilevazione delle presenze dipendenti semplice ad uno più complesso.
Ad esempio alcune aziende usano ancora i fogli di calcolo excel, che sono sicuramente utili per aziende davvero piccole ma non sono adatti per le esigenze di imprese di maggiori dimensioni.
I fogli calcolo excel permettono di ottenere i dati sulle presenze dei dipendenti ma in modo manuale, sono quindi soggetti ad errori e comunque richiedono tempo e personale per la loro elaborazione.
Ecco perché oggi sempre più aziende fanno riferimento a modelli di rilevazione delle presenze dipendenti automatici, come la rilevazione presenze con il badge. In questo caso ci si dota di un dispositivo marca tempo, in genere collocato all’ingresso della società, e di una tessera personale o badge per ogni dipendente che consente l’accesso ed allo stesso tempo segna l’orario di entrata e quello di uscita. In questo modo il computer riceve automaticamente l’orario di accesso ed uscita e calcola la presenza e le ore lavorate dal dipendente, restituendo così un report mensile complessivo che permette di calcolare la retribuzione. Dal portale online HR in genere i lavoratori possono gestire la loro posizione, controllare il cartellino, ed anche eventualmente inserire rettifiche, giustificativi ed eventuali ferie, permessi, malattia e via dicendo.
In questo modo si ottiene un sistema vantaggioso per le risorse umane, perché il pc permette di elaborare il cartellino senza bisogno di lavoro umano, senza manomissioni ed errori, e si ha a disposizione il dato completo sulla situazione dei dipendenti. I software di rilevazione delle presenze dipendenti permettono così di automatizzare il processo della timbratura in modo semplice e veloce e senza eccessivi problemi, limitando gli errori e permettendo di calcolare velocemente la situazione di ogni dipendente. Il sistema centralizzato di rilevazione delle presenze dipendenti consente quindi di avere sempre sotto controllo la situazione e di permettere al singolo lavoratore di controllarla e di segnalare eventuali dimenticanze ed anomalie.
Per farsi un’idea di come funzionino questi software potete dare un occhiata al sito specializzato valeprog e scoprirete che ci sono davvero tantissime soluzioni per la rilevazione delle presenze dipendenti e che è possibile in questo modo abbattere i costi della gestione degli orari del personale, e minimizzare gli errori.
