In tema di fattura elettronica un esempio è doveroso per chiarire cosa occorra fare per portare il processo a buon termine ed evitare così di commettere qualche errore, data lo generico stato di confusione a riguardo che aleggia su molti portali e forum presenti sul web. Tramite il seguente articolo si vuole dunque fare un po’ di chiarezza e soddisfare la curiosità di chi è alla ricerca di esempi pratici sulla fatturazione elettronica, file XML e SdI.
Fatturazione elettronica e obbligatorietà
La legge finanziaria del 2008 (244/2007) introdotta dal Governo ha reso obbligatoria l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche per tutti gli operatori economici che cedono beni o prestano servizi alle amministrazioni dello Stato (Pubbliche Amministrazioni o PA), e opzionale per i privati. La predisposizione della fattura elettronica si attua mediante la creazione di un file XML (eXtensible Markup Language) che deve essere redatto in base a specifiche tecniche precise, che andiamo a spiegare qui di seguito.
Cosa occorre per fare fattura elettronica
La fatturazione elettronica è stata introdotta e resa obbligatoria per la PA per via della necessità di digitalizzare il più possibile, cosa che introduce numerosi vantaggi anche in termini economici (di risparmio). Per fare una fattura elettronica servono innanzitutto degli strumenti indispensabili, che sono nello specifico:
- Una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC)
- Un kit per la firma digitale (o elettronica)
- Un software per la creazione di file .XML.
Per predisporre la fattura bisogna sapere che ogni fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche costituisce, per il SdI (Sistema di Interscambio), un file predisposto secondo il formato standard della fattura elettronica che ad esempio dovrà essere nominato in tal modo:
Codice Paese | Identificativo univoco del Trasmittente_Progressivo univoco del File
Quindi ogni file XML creato avrà il seguente formato:
IT****************_00001.xml
Dove al posto degli asterischi vi sarà dunque il codice univoco del trasmittente, e al posto della dicitura 00001 vi sarà l’ordine progressivo creato dal file stesso.
Nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file ma utilizzando l’estensione .zip, per una fattura elettronica che ad esempio sia:
ITAAABBB99T99X999W_00001.zip
Al suo interno conterrà, sempre a titolo di esempio:
- ITAAABBB99T99X999W_00001.xml
- ITAAABBB99T99X999W_00002.xml
- ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m
In tema di fattura elettronica esempio migliore non c’è che dare una occhiata precisa ai documenti ufficiali che aiutano nell’obiettivo di guidare e facilitare la redazione dei file XML. Sul sito ufficiale FatturaPA sono stati pubblicati gli esempi fac simile di fattura elettronica che è possibile consultare alle voci qui di seguito:
Ogni singola fattura (o un insieme di più fatture elettroniche) deve essere firmata elettronicamente dalla persona fisica o società che emette la fattura stessa, mediante firma digitale. Firmare i documenti in digitale permette di dare un maggiore valore legale al documento stesso, garantendone la paternità, autenticità, integrità e immodificabilità del documento. Successivamente, per inviare il file basta procedere alla trasmissione della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio – ad esempio tramite Posta Elettronica Certificata, l’equivalente di una raccomandata ma digitale – e attendere la conferma della ricezione del file.
L’ultimo step sarà quello di procedere alla conservazione digitale, che è fondamentale per concludere il processo di digitalizzazione. Se ci si sta domandando quale sia il miglior software che aiuti a digitalizzare i processi applicando tutte le regole di digitalizzazione previste, occorre sapere che le soluzioni software sono diverse e variano in base alle proprie esigenze. Si consiglia di rivolgersi a un esperto di fatturazione elettronica come ad esempio Nicola Savino, che fornisce soluzioni ad hoc su misura in cloud e che gestiscono tutto il flusso e soprattutto i processi di digitalizzazione.
