Ottimizzare gli spazi in ufficio vuol dire permettere a tutti i dipendenti di muoversi e raggiungere qualsiasi angolo dell’ufficio in modo semplice e veloce.
Largo spazio dunque a cassettiere ufficio, librerie, scaffali ed armadi per archiviare tutti i documenti che sono necessari a svolgere il lavoro di ogni giorno.
E tu quanta importanza dai all’organizzazione degli spazi nel tuo ufficio?
In questo articolo ti spiego perché è importante organizzare in modo efficace ed efficiente gli spazi in ufficio e come avere un buon sistema di archiviazione: non sottovalutare mai questo aspetto, correresti solo il rischio di dare l’impressione sbagliata a tutti quelli che entrano in azienda per la prima volta.
Come organizzare un sistema di archiviazione efficiente
È importante organizzare al meglio lo spazio di archiviazione in quanto ogni azienda, oltre ai documenti funzionali necessari per svolgere il proprio lavoro, ha l’obbligo di conservare determinati documenti come fatture, ricevute, listini o altro per determinati periodi.
Tutti i documenti devono dunque essere conservati in modo da poter essere trovati con estrema rapidità, soprattutto quando ci sono controlli da parte delle autorità.
La prima cosa che ti consiglio di fare è quella di definire delle consuetudini operative: ordinare i documenti per tipologia ed anno può essere un buon inizio, ovviamente questa scelta dipende dal tipo di lavoro che l’impresa svolge.
Il secondo step consiste nell’ottimizzare gli spazi seguendo quattro semplici regole che a mio avviso sono fondamentali per un risultato finale di qualità.
SFRUTTA AL MASSIMO L’ALTEZZA
A prescindere che lo spazio a tua disposizione sia tanto o poco, ti consiglio di sfruttare sempre al massimo l’altezza che hai a disposizione.
Questo vuol dire utilizzare scaffali, armadi e librerie, sistemando nella parte più bassa tutto quel materiale che viene consultato costantemente.
DECIDI SEMPRE COSA CONTERRANNO I MOBILI
Evita di scegliere qualsiasi mobile senza aver bene prima in mente cosa dovrà contenere, in questo modo eviterai di ritrovarti con mobili che non possono essere utilizzati perché troppo piccoli.
LA SICUREZZA AL PRIMO POSTO
Organizza il tuo ufficio in modo da renderlo un luogo sicuro: questo vuol dire creare il proprio archivio con mobili chiusi a chiave o che si aprono solo inserendo un codice.
A questo luogo dovranno poter accedere solo i tuoi dipendenti e nessun altro: proteggila a tutti i costi e con ogni mezzo possibile.
ASSICURATI DI AVER SFRUTTATO TUTTO LO SPAZIO A DISPOSIZIONE
Se non hai a disposizione una stanza da adibire esclusivamente ad archivio, allora ti consiglio di utilizzare soluzioni che possano essere sistemate nelle varie zone operative dell’ufficio.
Per esempio le cassettiere ufficio potrebbero essere una soluzione molto utile per dare ai dipendenti uno spazio dove riporre i propri documenti, gli strumenti di cancelleria e tutto quello che serve per svolgere il proprio lavoro.
Utilizzando cassettiere ufficio potrai sfruttare anche lo spazio sotto le scrivanie e se dotate di ruote possono anche essere spostate.
Anche le pareti divisorie sono un’ottima soluzione per separare gli spazi e dare a tutti i dipendenti la giusta privacy.
