La fatturazione elettronica, entrata in vigore il 1° Gennaio 2019, rientra nel programma Agenda Digitale Italiana, un progetto ambizioso volto a rendere più efficiente il Servizio Sanitario Nazionale riducendo costi e sprechi.
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che ha modificato totalmente le modalità di compilazione, invio, ricezione e conservazione delle fatture.
Ma vediamo com’è cambiato e come si sviluppa l’intero processo di fatturazione elettronica!
Il processo di fatturazione elettronica
Il processo di fatturazione elettronica prevede:
- generazione del file XML: ogni utente, secondo quanto disciplinato dalla normativa, deve produrre un file in formato XML (eXtensible Markup Language) per tutti i tipi di fatturazione elettronica (a privati, imprese, pubbliche amministrazioni),
- apposizione della firma digitale: il file XML va firmato digitalmente mediante firma elettronica qualificata e poi spedito verso lo SDI. Tale pratica è resa più semplice mediante l’acquisizione di gestionali che dopo la generazione del file e l’apposizione della firma digitale si integrano in maniera diretta con lo SDI,
- invio al Sistema di Interscambio: lo SDI è un sistema di interscambio attraverso cui vengono effettuati una serie di controlli, indispensabili per constatare la conformità del file e procedere all’invio della fattura all’indirizzo telematico del destinatario,
- ricezione della fattura: la fattura viene recapitata ed il destinatario potrà acquisire il file XML.
Chi è esonerato dall’emissione
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190), proprio come indicato qui.
Ma a questi vanno ad aggiungersi anche gli operatori sanitari per i quali è stato sospeso l’obbligo di fatturazione elettronica ai pazienti. Permane, invece, l’obbligo di fatturazione elettronica alle aziende (fattura B2B) e alle pubbliche amministrazioni (fattura PA) che gli stessi possono gestire attraverso l’adozione di software per la gestione della firma digitale e della fatturazione elettronica e cartacea, come il gestionale medico Doctor Manager.
- I vantaggi della fatturazione elettronica
- abbattimento del consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Quest’ultima può essere eseguita gratuitamente aderendo all’apposito servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.
- semplificazione e celerità nel processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture avendo la possibilità di acquisire la fattura in formato XML.
- certezza e verificabilità della data di emissione e consegna della fattura, poiché è trasmessa e consegnata mediante il Sistema di Interscambio.
La conservazione sostitutiva dei documenti
La conservazione sostitutiva è un processo articolato che ha lo scopo di proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici garantendo le loro caratteristiche di: integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.
La normativa prevede che le fatture elettroniche debbano essere conservate digitalmente per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve, secondo il rispetto di stringenti norme e regole tecniche che ne garantiscano l’integrità.
La fase di archiviazione e conservazione è difatti parte integrante del valore del documento ed è importante assicurarsi che:
- il documento vado conservato in formato XML e deve esser sottoscritto mediante firma digitale,
- tutte le fatture devono esser conservate in lotti che le raggruppino in ordine cronologico,
- ogni lotto di fatture va chiuso e bloccato mediante marcatura temporale (firma elettronica qualificata), così da non renderlo soggetto a modifiche future.
